اهمیت برنامه ریزی استراتژیک
اولین ارزش و اولویت برنامه ریزی استراتژیک، کمک به سازمان برای فعالیت موفق در محیطی پیچیده و پویا است. از برنامه ریزی استراتژیک به عنوان ابزاری برای ایجاد و هدایت تغییرات سازمانی استفاده می کند. پژوهش‌ها نشان میدهد که عملکردسازمان‌هایی که به برنامه ریزی استراتژیک می پردازند بیشتر و بهتر از دیگر سازمان‌هاست. دستیابی به یک حلقه ارتباطی مناسب بین محیط یک سازمان و استراتژی‌های آن، ساختار و فرآیندهای آن سازمان، آثار مثبتی بر عملکرد آن دارد. برنامه ریزی استراتژیک توانایی سازمان را برای حل مسائل و مشکلاتی که در پیش روی سازمان قرار دارد، افزایش می دهد.
تصمیمات و موضوعات استراتژیک
این که چه نوع تصمیماتی در سازمان، تصمیمات استراتژیک محسوب می‌شوند و موضوعات استراتژیک در سازمان چه هستند، پرسشی است که پاسخ آن را در زیر بیان خواهیم کرد.
تصمیمات و موضوعات استراتژیک دارای ویژگی‌های زیر می‌باشد:
- از آن جا که تصمیمات استراتژیک بخش‌های مختلف فعالیت‌های سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد، بنابراین مدیریت ارشد سازمان که دارای اختیارات و قدرت لازم برای تصمیم گیری است، باید این گونه تصمیمات را اتخاذ کند.
- تصمیمات استراتژیک تاثیرات بادوام و طولانی مدتی برای سازمان دارند و چشم‌انداز و موقعیت سازمان را تحت تاثیر خود قرار می دهد.
- آینده نگری و برنامه ریزی برای آینده سازمن محور اتخاذ تصمیمات استراتژیک است.
- تصمیمات استراتژیک بخش‌های مختلفی از سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد. این گونه تصمیمات بر بخش‌های مختلفی از سازمان اثر می گذارند.
- سازمان‌ها در عصر حاضر مانند سیستم‌های باز عمل می‌کنند و لذا عملکرد آنها تا حد زیادی تحت تاثیر شرایط محیط بیرونی که فراتر از کنترل مدیران سازمان است قرار می گیرد. لذا در اتخاذ این گونه تصمیمات باید نقش عوامل محیطی را مورد توجه قرار داد.
سطوح برنامه ریزی استراتژیک
فرآیند برنامه ریزی استراتژیک با توجه به اندازه شرکت در دو یا سه سطح تعریف می‌شود. در سازمان‌های بزرگ که دارای چند کسب و کار هستند استراتژی‌ها در سه سطح از سازمان تعریف می شوند. در سازمان‌های کوچک ممکن است در دو سطح تعیین شوند. این سطوح عبارتند از:
سطح سازمانی: هدف از برنامه ریزی استراتژیک در این سطح، هدایت نمودن و مشخص کردن جهت گیری کل سازمان است.
سطح بخشی: در سازمان‌های بزرگ که دارای بخش‌های مختلف مستقلی هستند. در راستای ماموریت‌ها و استراتژی‌های سطح سازمانی، برای هر یک از بخش‌های سازمان استراتژی‌هایی تعیین می شود.
سطح عملکردی: در این سطح بر اساس اهداف و استراتژی‌های سطوح بالاتر برای هر یک از عملکردهای سازمان، استراتژی عملکردی تعریف می گردد.
مراحل برنامه ریزی استراتژیک
برنامه ریزی استراتژیک از دو بخش اساسی تشکیل شده است: بررسی محیطی و تدوین استراتژی. در برنامه ریزی استراتژیکمحیط بیرونی به منظور کشف فرصت‌ها و تهدیدها و محیط درونی به منظور کشف و درک نقاط قوت و ضعف سازمان بررسی می شود. عواملی از محیط درونی و بیرونی که بیشترین تاثیر را بر سازمان دارد، عوامل استراتژیک می نامند.
محیط بیرونی (کلان) شامل متغیرهایی از نوع فرصت یا تهدید است که خارج از سازمان وجود دارند و از حیطه کنترل مدیریت سازمان خارج است.
محیط درونی(خرد) شامل متغیرهایی از نوع نقطه قوت یا ضعف است که درون خود سازمان وجود دارد و در حیطه کنترل مستمر مدیران سازمان قرار دارند.
تدوین استراتژی بر اساس فرصت‌ها و تهدیدات محیط بیرونی سازمان و نقاط قوت و ضعف محیط داخلی سازمان صورت می گیرد. تدوین استراتژی شامل تعریف ماموریت، تعیین اهداف آرمانی و عملیاتی و طراحی استراتژی‌هاست.
ماموریت، فلسفه وجودی سازمان است. ماموریت باعث متمایز شدن یک سازمان از سازمان‌های مشابه می شود و قلمرو فعالیت‌های سازمان در مورد محصولات و خدمات و بازارهای هدف مشخص می کند.
اهداف آرمانی عبارت است از بیان کلی آرزوها و آرمان‌های سازمان بدون این که نیازی به کمی کردن آنها باشد یا چارچوب زمانی مشخصی برای رسیدن به آنها تعیین شود. رشد، سودآوری و بقا در بازار نمونه‌هایی از اهداف آرمانی هستند.
اهداف عملیاتی، بیان می‌دارند که چه چیزی، چه موقع باید انجام شود. این اهداف در صورت امکان باید کمی بیان شود. رسیدن به نرخ ۱۲ درصد بازگشت سرمایه، یا افزایش ۸ درصدی نرخ سودآوری در هر سال نمونه‌هایی از اهداف عملیاتی هستند.
استراتژی جهت گیری سازمان در دستیابی به اهداف و تحقق ماموریت‌ها است. استراتژی‌ها در سازمان‌ها معمولا در سه سطح مورد بررسی قرار می‌گیرد:
“استراتژی سطح سازمان” به توصیف جهت گیری کلان سازمان در راستای ماموریت آن می‌پردازد. استراتژی “سطح کسب و کار” بر بهبود موقعیت رقابتی کالاها و خدمات سازمان در یک بخش خاص از بازار تاکید دارد. “استراتژی سطح عملکردی”، استراتژی ای است که توسط یک بخش عملکردی نظیر بازاریابی یا تولید برای تحقق اهداف و استراتژی‌های سطح سازمان و سطح کسب و کار اعمال می‌گردد.
ماموریت سازمان
هدفی که یک سازمان را از سایر سازمان‌های مشابه متمایز کرده و حیطه فعالیت آن سازمان را مشخص می‌کند، ماموریت آن سازمان نامیده می‌شود. ماموریت بازتاب اولویت‌ها و ارزش‌های تصمیم گیرندگان استراتژیک سازمان است. ماموریت یک سازمان نشان دهنده علت یا فلسفه وجودی سازمان است. بیانیه ماموریت، عبارتی است که از طریق آن مقصود و هدف یک سازمان از مقصود و هدف سازمان‌های مشابه متمایز می‌شود.
اگر ماموریت یک سازمان را در قالب یک سند مکتوب کرده و به اطلاع ذینفعان سازمان برسانیم، بیانیه ماموریت سازمان را تهیه کرده ایم. در بیانیه ماموریت سازمان موارد زیر مشخص می‌گردد:
- محصول: در بیانیه ماموریت مشخص می‌گردد که سازمان چه محصولی ارائه می‌کند. این محصول می‌تواند کالا یا خدمات باشد.
- مشتریان: در بیانیه ماموریت باید مشخص گردد که مشتریان و مخاطبان سازمان چه کسانی هستند.
- محدوده جغرافیایی بازار: در بیانیه ماموریت باید محدوده جغرافیایی بازار هدف سازمان مشخص گردد.
- تکنولوژی: سازمان باید با در نظر گرفتن وضعیت بازار، رقبا و مشتریان و همچنین کالایی که می خواهد تولید کند یا خدماتی که تصمیم دارد ارائه دهد، تکنولوژی مناسب را انتخاب کند.
- توجه به بقا، رشد و سودآوری: هر سازمانی برای آن که بتواند به فعالیت‌های خود بپردازد باید توان تداوم حیات و بقا را داشته باشد. سازمان باید به فکر رشد، توسعه، گسترش و پیشی گرفتن از رقبا باشد. فعالیت‌های سازمان باید به سودآوری بینجامد تا بقا و رشد سازمان ممکن گردد.
- ارزش‌های سازمانی: باورهای بنیادی، ارزش‌ها، آرمان‌ها، آرزوها و اولویت‌های ارزشی سازمان باید در بیانیه ماموریت سازمان انعکاس پیدا کند.
- مزیت رقابتی: سازمان‌ها تلاش می‌کنند تا نسبت به رقبای خود از مزیت رقابتی برخوردار شوند. در بیانیه ماموریت شرکت باید به مزیت رقابتی سازمان نسبت به دیگر رقبایش اشاره گردد.
- تصویر اجتماعی: سازمان‌ها باید به تصویر اجتماعی از خود واقف باشند. بنابراین در بیانیه ماموریت باید مشخص شود که آیا سازمان نسبت به مسائل اجتماعی، جامعه و محیط واکنش مناسب نشان میدهد.
- توجه به کارکنان: امروزه کارکنان سازمان‌ها به عنوان سرمایه انسانی از مهم ترین منابع سازمانی محسوب می‌شوند، به گونه‌ای که موفقیت سازمان‌ها در گرو برخورداری از نیروهای انسانی توانمند است. سرمایه‌های انسانی برای بروز قابلیت‌های خود نیازمند توجه ویژه شرکت به آنها هستند. بنابراین سازمان‌ها باید به فکر آسایش، آرامش و تامین رضایت کارکنان خود باشند و در بیانیه ماموریت باید به این مسئله توجه شود.
با در نظر گرفتن موارد فوق، آنها را به صورت منسجم و با جملاتی روان و مرتبط در کنار هم قرار می‌دهیم تا بیانیه ماموریت سازمان تهیه شود. این بیانیه با کمک برنامه ریزان استراتژیک و با مشارکت ذینفعان سازمان تدوین می‌گردد.
بررسی و تجزیه و تحلیل محیط بیرونی سازمان
سازمان‌ها به دلیل ناتوانی در سازگاری با تغییرات محیطی و یا به خاطر ناتوانی در ایجاد تغییر از گردونه فعالیت خارج می‌شوند. یک محیط در حال تغییر همان گونه که فرصت‌های قبلی سازمان را از بین می‌برد، فرصت‌های جدید و تازه‌ای خلق می‌کند. باید بین خواسته‌ها و نیازهای محیط و توانایی‌ها و امکانات سازمان تعادل و تطابق برقرار گردد. بررسی محیط بیرونی سازمان‌ها برای شناسایی فرصت‌ها و تهدیدات محیطی صورت می‌گیرد.
محیط بیرونی سازمان را به دو محیط عمومی و محیط تخصصی تقسیم می‌کنند. محیط عمومی شامل نیروهای عمومی و کلانی است که به طور غیر مستقیم بر فعالیت‌های سازمان اثر می‌گذارند در حالی که محیط تخصصی شامل آن دسته از گروه‌هایی است که به طور مستقیم بر سازمان تاثیر می‌گذارد و خود نیز از آن اثر می‌پذیرد. این گروه‌ها عبارتند از: دولت، تامین کنندگان، رقبا، مشتریان، کارکنان و. ..
محیط عمومی سازمان‌ها شامل عوامل و متغیرهایی است که بر فعالیت‌های سازمان تاثیر می‌گذارد و از حیطه کنترل سازمان خارج می‌باشند. این عوامل عبارتند از : عوامل اقتصادی، عوامل فناوری، عوامل سیاسی و حقوقی و عوامل اجتماعی و…
- عوامل اقتصادی: برسی‌ها و ملاحظات اقتصادی به ماهیت و جهت اقتصادی فضایی که سازمان در آن عمل می کند اشاره دارد. از آن جا که الگوهای مشتریان تحت تاثیر بخش‌های گوناگون بازار و اوضاع اقتصادی قرار می گیرند، لذا هر شرکت نیازمند آن است که روندهای اقتصادی را در بخش‌هایی که بر سازمان تاثیر می گذارند مورد شناسایی قرار بدهد. برخی از عوامل اقتصادی عبارتند از : نرخ تولید ناخالص داخلی، نرخ بهره بانکی، نرخ تورم، نرخ بیکاری، میزان درآمد افراد جامعه، سطح دستمزدها، سیاستهای پولی و مالی، میزان توزیع درآمد بین طبقات اجتماعی، رشد اقتصادی، میزان بهره وری، روند بازار بورس، شرایط اقتصادی و مالی جهان، میزان صادرات و واردات و. ..
- عوامل فناوری: شناسایی پیشرفت‌ها و توسعه‌های تکنولوژیکی برای اجتناب از منسوخ شدن تکنولوژی استفاده شده در سازمان و توسعه نوآوری‌ها بسیار اهمیت دارد، نوآوری‌هایی که در برنامه ریزی برای توسعه یا بهبود محصولات یا خدمات سازمان و روش‌های تولید، توزیع، ارائه خدمات و بازاریابی موثرند. همه سازمان‌ها، به ویژه آن‌هایی که در صنایع رو به رشد و پویا فعالیت می کنند، باید برای فهم پیشرفت‌های تکنولوژی و اثرات آن بر محصولات و خدمات سازمان تلاش کنند و روندها و رویدادهای جاری و آینده را مورد ارزیابی و تجزیه و تحلیل قرار بدهند. عوامل فناوری عبارتند از: میزان بودجه تخصیص یافته به تحقیق و توسعه، نوآوری‌های جدید در تکنولوژی، تحولات جدید در انتقال تکنولوژی، سرعت تغییرات و پیشرفت‌های تکنولوژیکی، ساختار و ویژگی‌های جدید تکنولوژی و
- عوامل سیاسی و قانونی: جهت و ثبات عوامل سیاسی عاملی مهم برای مدیران ارشد در تدوین استراتژی‌های سازمان است، و شامل عوامل دولتی و قانونی است که سازمان باید در آن چهارچوب عمل کند. برخی از این قوانین و مقررات محدود کننده اند و برخی دیگر حمایت کننده هستند. تقاضای دولت برای خرید محصولات و خدمات از بازار فرصت‌های زیادی را برای تعدادی از سازمان‌ها ایجاد می کند، بنابراین دولت به عنوان یک مصرف کننده در ایجاد و توسعه فرصت‌های محیطی برای سازمان‌ها یا کاهش و حذف آنها نقش موثری ایفا می کند. سازمان‌های دولتی نیز ممکن است به عنوان یک رقیب عمل کند. بنابراین، اطلاعات کسب شده از بررسی محیطی برای سازمان‌ها جهت مشخص کردن نحوه مواجهه با دولت به عنوان یک رقیب مفید است. برخی از عوامل سیاسی و قانونی عبارتند از قوانین حمایت کننده مالکیت معنوی، قوانین مالیاتی، قوانین استخدامی، مقررات بازرگانی خارجی و. ..
- عوامل اجتماعی: محیط اجتماعی که سازمان در آن به سر می برد در برگیرنده باورها، ارزش‌ها، گرایش‌ها و سبک زندگی افراد آن جامعه است که با سازمان در تعاملند لذا مدیران سازمان باید. محیط تخصصی شامل افرادی است که سازمان با آن ها به طور منظم در حال ارتباط متقابل است. این عوامل به شرح ذیل می باشند:
- مشتریان: اگر تعداد مشتریان محدود باشد یا مشتریانی باشند که در حجم زیاد از کالاها و خدمات سازمان استفاده می کنند یا مشتریان، اطلاعات کاملی از محصولات و خدماتی که سازمان ارائه دهنده آن است و قیمت آن دارند، این مشتریان دارای قدرت چانه زنی هستند.
- تامین کنندگان: تامین کنندگان مواد و لوازم و تامین کنندگان سرمایه‌های انسانی و مالی که با سازمان در ارتباط هستند جزو این دسته محسوب می شوند. اگر تعداد این تامین کنندگان محدود باشد، یا خدمات و کالاهای مشابه کالاها و خدماتی که این تامین کندگان ارائه می دهند محدود باشد. این تامین کنندگان دارای قدرت چانه زنی هستند.
- رقبا: در اکثر زمینه‌های کسب و کار، رقبا بر سازمان ها تاثیر می گذارند . اگر تعداد رقبا زیاد باشد سهم کل بازار باید به تعداد بیشتری تقسیم گردد. تازه واردان: رقبای تازه وارد، رقابت را در یک زمینه کسب و کار افزایش می دهند و ممکن است باعث کاهش قیمت و متعاقب آن سود سازمان شوند.
- جانشین ها: اگر سازمانی کالا یا خدماتی ارائه نمود که جانشین کالاها و خدمات یک صنعت باشدف این سازمان ها را رقبای غیر مستقیم می نامند.
بررسی و تجزیه و تحلیل محیط درونی سازمان
عوامل درونی، عواملی هستند که مربوط به درون سازمان هستند و بر خلاف عوامل بیرونی در کنترل مدیریت سازمان می باشند.
تجزیه و تحلیل عوامل درونی سازمان، تعیین کننده توانمندی‌های کارکردی سازمان بر اساس منابع موجود است. از این تجزیه و تحلیل مشخصلت سازمان به دست می آید و نقاط قوت و ضعف سازمان مشخص می گردد.
در بررسی محیط درونی سازمان، عوامل استراتژیک داخلی شناسایی می شود، یعنی نقاط قوت و ضعف که تعیین می کند آیا سازمان قادر خواهد بود که از فرصت ها بهره گیرد و از تهدیدات جلوگیری کند.
با بررسی موارد زیر در سازمان می توان محیط درونی سازمان را تجزیه و تحلیل نمود:
- تجزیه و تحلیل زنجیره ارزش: مجموعه ای به هم پیوسته از فعالیت‌های ارزش ساز زنجیره ارزش برای سازمان است که از خریداری مواد اولیه از عرضه کنندگان شروع می شود و با مجموعه ای از فعالیت‌های دارای ارزش افزوده برای تولید و بازاریابی محصولات یا خدمات ادامه می یابد و با توزیع کالاها میان مشتریان نهایی خاتمه می یابد .
- ساختار سازمانی: امروزه در سازمان ها چند نوع ساختار سازمانی استفاده می شود. این ساختارهای سازمانی عبارتند از: ساختار ساده، ساختار عملکردی و ساختار بخشی. ساختار سازمانی ساده، مناسب سازمان‌های کوچک است که مدیر و مالک آن فردی کارآفرین است که به تاسیس آن اقدام کرده است. ساختار سازمانی عملکردی، مناسب سازمان‌های متوسط است که چند خط تولید دارد. در این ساختار بخش‌های تخصصی تولید، بازرگانی، مالی و پشتیبانی منابع انسانی وجود دارد. ساختار سازمانی بخشی، مناسب شرکت‌های بزرگ است که خطوط تولید بسیاری در صنایع مرتبط با یکدیگر دارد.
- فرهنگ سازمانی: عبارت است از مجموعه باورها، انتظارات و ارزش‌های مورد قبول کارکنان یک سازمان. فرهنگ سازمانی منعکس کننده ارزش ها و ماموریت‌های سازمان است. فرهنگ سازمانی به کارکنان سازمان هویت می بخشد و باعث افزایش تعهد کارکنان به سازمان می شود. فرهنگ سازمانی، رفتار کارکنان را در سازمان شکل می دهد. اگر هر تغییری که در ماموریت، اهداف و استراتژی‌های سازمان روی می دهد با فرهنگ پذیرفته شده آن سازمان، تعارض داشته باشد، ناکام خواهد ماند.
